記録類の整備

自己格付を導入した有機食品の検査認証制度では、ほ場で生産し、出荷する農産物が有機農産物であるかどうかを証明するのは、日々の記録類です。申請の際には、この記録類が必要になります（認証されたあとも記録類の作成は必要）。申請を考えている生産農家の方は、どのような記録を作成する必要があるのか、申請書類の準備をお願いします。

日々の記録類

毎日の記録こそが、各種提出書類を作成する元となります。
「いつ」「どこで」「誰が」「何を」「どのくらいの量を」「どのように処理したか」などを漏れなく記録する習慣をつけましょう。
例えば「５月１日」「西の田んぼで」「私こと自農太郎が」「３月15日仕込んだ、自家製のＥＭボカシⅡ型を」「10aあたり100kg」「オーガニック専用のブロードキャスターで散布した」といった具合です。

どのような記録が必要か?

日々の記録には、以下の内容が分かるように記録されている必要があります。

• ほ場の所在地（どこで栽培するのか）
• 生産する作物の種類（何を栽培するのか）
• 栽培面積
• 作業日と作業内容（いつどのような作業をしたのか）
• 使用した種子・苗の名称とその使用量若しくは購入量（何をどれだけ使用したか）
• 使用した資材の名称と使用量（肥料・土壌改良資材・農薬は、何をどれだけ使用したか）
• 使用した機械・器具の名称と管理方法（使用した機械や器具類が何で、その際清掃等の区分管理がおこなわれたかどうか）
• 収穫以降の工程に係る管理方法（収穫・輸送・選別・調製・洗浄・貯蔵・包装などの作業において、有機農産物とそれ以外が混同しないようにどのように作業したのか）

これらの項目が記録できる書式を用意しております。必要な方は、申請書式一覧（有機農産物の生産行程管理者）から書式（農S-1.2.3.4.5）ダウンロードの上ご活用ください。

伝票類（根拠書類）の保存

記録や書類の正当性を証明してくれるのは各種伝票類です。資材の購入伝票、農産物の出荷伝票などは、根拠書類と呼ばれ、生産農家が作成した記録類の正当性を与えるものとして、紛失しないように適切に保存する必要があります。仮に伝票などがない場合にもそれに替わるものとして記録に残し、また、資材や収穫物の保管場所、在庫量なども、状況が分かるように記録を作成することが望ましいです。また、根拠書類を含む記録類は、一定期間保存することが法的に義務づけられていますので、検査・調査が終わったからといって、すぐに捨ててはいけません。

申請に際し、過去２年以上（多年生作物の場合は３年以上）の記録を提出する必要があります。仮に、過去１年間の記録しか提出できない場合は、転換期間中のほ場で申請となります。また、有機管理はしていたが、過去の記録が全くなく、今年から記録を始めた場合は、今年が有機管理開始の１年目となります。

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